Pour une entreprise qui se veut professionnelle dans son métier. Il est important de bien gérer les archives car ils pourront toujours servir à quelques choses à l’avenir. Voyons brièvement comment vous pourriez agir pour cela.
Bien nommer les dossiers
Le nom d’un dossier permet de le trouver facilement tout en déterminant le temps durant lequel vous devriez le conserver. Le triage est aussi facile une fois que les noms seront posés. Pour nommer un dossier, vous devriez mettre un intitulé ainsi qu’une typologie et la date extrêmes.
L’organisation des dossiers
Concernant l’organisation, vous devriez mettre les documents en fonction des missions et des domaines d’activités ainsi que les typologies. Pour cela, vous pourriez prendre note sur les textes réglementaires mais aussi les tableaux de gestion mis en place par l’Etat. Pour faciliter les choses, vous pourriez vous baser sur la nature et la facilité de compréhension de vos dossiers. Toutefois, prenez le temps de les ranger dans l’ordre chronologique.
La conservation
A propos de la conservation, vous n’aurez qu’à classer les dossiers en trois phases. Ainsi, il y a les dossiers courants qui doivent se trouver dans le bureau de l’agent. Viennent ensuite les dossiers intermédiaires ou clos mais que la durée d’utilité n’est pas encore terminer. Enfin, il reste les archives définitives dont vous n’aurez surement plus besoin. Ces derniers peuvent même être détruits.
Enfin, l’archivage est aussi une activité à part entière, faire appel à une entreprise d’archivage peut s’avérer plus efficace pour gérer des documents importants dans une entreprise, une organisation.
